על מנת שתוכלו לנהל את ועד הבית בצורה הנכונה ביותר, להלן 10 טיפים חשובים אשר יאפשרו לכם לשכלל את יכולת הניהול ולהפוך את הבניין שלכם לבניין אשר מנוהל כהלכה.
טיפים לניהול ועד הבית
ניהול ועד בית הינה מטלה מורכבת למדי, ולכן רבים מוועדי הבית הקיימים נוטים להסתבך ואף לעזוב את תפקידם מוקדם מן הצפוי, זאת בשל ריבוי המשימות אשר מוטלות על ועד הבית. יחד עם זאת, ישנם טיפים קלים ליישום אשר יאפשרו לכם לנהל את ועד הבית בצורה נכונה ואפקטיבית:
- טבלה מסודרת – מומלץ לבנות טבלת הוצאות מסודרת באמצעות אקסל, כאשר את הטבלה יש לעדכן בכל עת בה ישנה הוצאה של כספים או בעת שינויים אשר מתרשים בבניין. ככל שהטבלה תהיה מסודרת ומנוהלת כהלכה.
- ישיבה קבועה – יש לתאם ישיבות קבועות עם הדיירים של הבניין, כאשר במהלך הישיבה החודשית או השבועית תוכלו לשקף לדיירים את הצרכים של הבניין מבחינת תחזוקה, ניקוי וגבייה, כמו גם לקבל החלטות שונות במסגרת החיים המשותפים. ישיבה קבועה תאפשר לכם לנהל את הבניין באופן יעיל ועם שיתוף פעולה מצד הדיירים.
- רכישת ביטוח בניין משותף – רכישה של ביטוח בניין משותף יבטיח כי תוכלו לנהל את הבניין שלכם באופן יעיל ועם פוליסה מתאימה בעבור ועד הבית, אשר חשוף לתביעות מתוקף היותו ועד בית. באמצעות חברת ביטוח וועדים תוכלו לקבל ריכוז של פוליסות ייחודיות בתחום של ביטוח בניין משותף אשר מותאמות לכם באופן אישי, על רבדיו השונים. לקבלת פרטים והתקשרות, צרו קשר באמצעות האתר של חברת ביטוח וועדים.
- הודעות שבועיות – מומלץ להדפיס הודעות לדיירים של הבניין באופן שבועי, כך שהם יהיו מעודכנים בשיפוצים, בעלי שירותים או כל דבר אחר אשר הדיירים חייבים להיות מעודכנים לגביו.
- התקשרות עם חברת ניהול מקצועית – במידה ואתם מרגישים כי הנטל של ניהול הועד כבד, תוכלו להאציל סמכויות ניהול בניין באמצעות חברת ניהול מקצועית.
- תקנון – באמצעות תקנון אשר מוסכם על כל הדיירים תוכלו לנהל את ועד הבית בשקיפות ובאחראיות, כאשר את התקנון מומלץ לכתוב באמצעות איש מקצוע אשר מתמחה בתחום של תקנון בניין משותף.
- השוואת מחירים – ניהול מיטבי כולל גם ביצוע השוואת מחירים בין נותני השירות של הבניין, כל זאת על מנת שתוכלו לקבל את הצעת המחיר הטובה ביותר.
- שיתופיות – ניהול מיטבי מתבסס על שיתוף, ולכן בכל החלטה יש לכנס ישיבה בה יתקבלו החלטות ברוב קולות.
- תיאום ציפיות – כוועד בית עליכם לבצע תיאום ציפיות עם הדיירים מבחינת תחומי האחראיות והסמכויות.
- גבייה מרוכזת – את הכספים אותם אתם מקבלים בתור ועד הבית מומלץ לגבות באמצעות אשראי, לשם בקרה, ובאופן מרוכז באותו יום מכלל הדיירים.
